Multitasking is evil

Sind wir doch ehrlich, wir alle haben Mühe, uns auf unsere Arbeitstätigkeiten, Prioritäten und Verantwortlichkeiten zu konzentrieren. Welche Auswirkung hat dies auf eine ganze Organisation, wenn dies der Grossteil aller Kollegen und Kolleginnen um dich herum dies auch so erleben? Und was bedeutet dies für eine ganze Organisation, wenn das Fokussieren nicht gefördert, sondern behindert wird? 650 Milliarden US-Dollar pro Jahr werden in US-Unternehmen verschwendet, weil viele glauben, dass Menschen Multitaskingfähigkeit besitzen (Cherry, 2019). Wie viele Aufgaben können deiner Meinung nach die Mitarbeiter deiner Organisation gleichzeitig erledigen? Eine, nicht mehr. Das menschliche Gehirn ist nicht in der Lage, Multitasking zu betreiben (Wallis, 2006). Wissenschaftler nennen dieses Phänomen „Task-Switching“ oder „Context-Switching“. Das ist es, was das Gehirn tatsächlich tut.

Fokussierung steigert Produktivität

Warum du nicht ‚Multitasking‘ kannst?

Das menschliche Gehirn kann nicht gleichzeitig zwei Objekte mit gleichem Fokus halten. Der Mensch wählt aus, worauf er achten möchte. Das Gehirn entscheidet immer, was wichtig ist, durch einen Mechanismus, den Psychologen „adaptive Exekutivkontrolle“ nennen (Meyer, 2008). Der Mensch befindet sich in einem ewigen Start-Stopp-Start-Stopp-Zyklus. Die Aufgabe, für die du normalerweise 15 Minuten gebraucht hättest, dauerte jetzt 2 Stunden. Das liegt daran, dass alles andere, was du während der Ausführung dieser Aufgabe begonnen hast, deine ursprüngliche Schätzung verlängert hat, und die anderen Aufgaben, die du dazwischen erledigt hast, haben Sie auch länger als geplant gebraucht. Du wirst bald frustriert feststellen, dass du nicht wirklich etwas erreicht hast.

Stell dir das vor: 1000 Mitarbeiter einer Bank machen genau das Gleiche – ‚Multitasking‘.

Was sind die Folgen von ‚Multitasking‘?

1. Du brauchst mehr Zeit, um Aufgaben zu erledigen, als wenn sie sie einzeln erledigen würden
2. Du machst mehr Fehler beim Aufgabenwechsel, als wenn du eine Aufgabe nach der anderen erledigt hättest
3. Je komplexer die Aufgabe, desto mehr Risiko gehst du beim Aufgabenwechsel ein
4. Auch wenn der Aufgabenwechsel lediglich 1/10 einer Sekunde dauert, wenn dies eine Gewohnheit ist, wirst du trotzdem mindestens 40% deiner Produktivität verlieren (Quellenangabe).

Zumindest hat nun die Bank 60% der Arbeit erledigt, oder? Falsch. Die Realität ist, dass selbst unter den geleisteten Arbeiten die Wahrscheinlichkeit, qualitativ hochwertige Arbeit erbracht wurde, bestenfalls minimal ist.

Was bedeutet Kontextwechsel in Organisationen?

Kontextwechsel in der Organisation bedeutet, dass die Person, die eine Aufgabe ausführt, von einem Projekt zum anderen wechselt. Die Zeit, die benötigt wird, um zur ursprünglichen Aufgabe zurückzukehren, dauert jedes Mal länger.

Im Buch Quality-Software-Management: Systems Thinking untersuchte Gerald Weinberg die Auswirkungen der Produktivität auf ganze Teams. Weinberg stellte fest, dass ein Teammitglied, das nur eine Aufgabe erfüllt oder an einem Projekt gleichzeitig arbeitet, dort 100% seiner Arbeit einsetzt und höchstwahrscheinlich mit der höchsten Qualität der Lieferung erfolgreich ist. Ein Teammitglied, das zwei Projekte gleichzeitig durchführt, produziert bis zu 40% Verschwendung (ca. 20% pro Projekt) wenn es den Kontext wechselt. Der Fokus wird nicht gleichmässig auf die Projekte verteilt sein, die Person wird sich entscheiden, welches Projekt mehr im Fokus steht. Je mehr Aufgaben ein Teammitglied parallel bearbeitet, desto mehr Zeitverschwendung entsteht. Das Unternehmen muss dann akzeptieren, dass bei fünf oder mehr parallelen Aufgaben 80% der Bemühungen dieser Person aufgrund des dauernden Kontextwechsels verloren gehen. Wieso: das Teammitglied muss zuerst immer zuerst den Kontext der Aufgabe fokussieren und verstehen, bevor es tatsächlich damit beginnen kann.

Wie können agile Methoden dazu beitragen, den Fokus zu verbessern?

Einer der wichtigsten Werte bei agilen Methoden ist der Fokus. Es ist absolut wichtig, sich darauf zu konzentrieren, Dinge zu erledigen, anstatt die endlose Verschwendung fortzusetzen, die durch das Start-Stopp-Start Phänomen entsteht. Ohne diesen Fokus können wir uns nie sicher sein, was wir tatsächlich erreichen.

Fokus hilft uns dabei:

1. unsere Aufmerksamkeit auf die Bedürfnisse des Kunden richten
2. die Wertschöpfung als unser zentrales Ziel zu erhalten
3. Aufgaben priorisieren und mit dem Ziel arbeiten, Ergebnisse zu erzielen
4. die wichtige Arbeit beenden
5. effektiv miteinander kommunizieren
6. zielgerichtete Meetings und Engagements zu haben
7. mit Blick auf die Qualität zu liefern
8. die Kosten der Verzögerung zu reduzieren
9. Risiken effizienter zu minimieren
10. und zu guter Letzt: die Arbeit in der Hälfte der Zeit zu erledigen

Bei der Optimierung für den Fokus lernen wir, dass ‚Multitasking‘ kein geeignetes Vorgehen ist, somit der Kontextwechsel schädlich ist und dass unsere Organisationen auf einfache, effiziente Prozesse ausgerichtet werden müssen, um Verschwendungen zu reduzieren.

Die Agilität hilft uns dabei, indem es uns ermutigt:

• zeitnahes Feedback einzuholen
• kurze Iterationszyklen für schnelles Feedback zu haben
• frühzeitiges validieren von Ideen und Lösungen anzustreben
• Erwartungshaltung zwischen den Partnern zu definieren (so z.B. zwischen Kunden und ihrer Organisation mittels Akzeptanzkriterien)
• kurze, aber regelmässige Treffen abzuhalten
• aus den bisherigen Erfahrungen schnell zu lernen, damit die Menschen, das Team und die Organisation effizient vorankommen können

Zusammengefasst: 

Fokussierung hilft dir, dein Ziel für dich, für das Team und für die Organisation als Ganzes zu erreichen. Als Hilfsmittel dafür unterstützt dich der SPF Agile-Health-Check u.a. den Fokus deiner Organisation zu überprüfen. Mache das Fokussieren zu einem wesentlichen Kulturelement in deiner Organisation.

Hier erfährst du mehr über den SPF Agile Health Check.