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Stefan Meier Illustration (c) Copyright 2019

Fokussierung steigert Produktivität

Sind wir doch ehrlich, wir alle haben Mühe, uns auf unsere Arbeitstätigkeiten, Prioritäten und Verantwortlichkeiten zu konzentrieren. Welche Auswirkung hat dies auf eine ganze Organisation, wenn dies der Grossteil aller Kollegen und Kolleginnen um dich herum dies auch so erleben? Und was bedeutet dies für eine ganze Organisation, wenn das Fokussieren nicht gefördert sondern behindert wird? 650 Milliarden US-Dollar pro Jahr werden in US-Unternehmen verschwendet, weil viele glauben, dass Menschen Multitaskingfähigkeit besitzen (Cherry, 2019). Wie viele Aufgaben können deiner Meinung nach die Mitarbeiter deiner Organisation gleichzeitig erledigen? Eine, nicht mehr. Das menschliche Gehirn ist nicht in der Lage, Multitasking zu betreiben (Wallis, 2006). Wissenschaftler nennen dieses Phänomen „Task-Switching“ oder „Context-Switching“. Das ist es, was das Gehirn tatsächlich tut.

 

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Warum du nicht ‚Multitasking‘ kannst?

Das menschliche Gehirn kann nicht gleichzeitig zwei Objekte mit gleichem Fokus halten. Der Mensch wählt aus, worauf er achten möchte. Das Gehirn entscheidet immer was wichtig ist, durch einen Mechanismus, den Psychologen „adaptive Exekutivkontrolle“ nennen (Meyer, 2008). Der Mensch befindet sich in einem ewigen Start-Stopp-Start-Stopp-Zyklus. Die Aufgabe, für die du normalerweise 15 Minuten gebraucht hättest, dauerte jetzt 2 Stunden. Das liegt daran, dass alles andere was du während der Ausführung dieser Aufgabe begonnen hast, deine ursprüngliche Schätzung verlängert hat, und die anderen Aufgaben, die du dazwischen erledigt hast, haben Sie auch länger als geplant gebraucht. Du wirst bald frustriert feststellen, dass du nicht wirklich etwas erreicht hast.

Stell dir das vor: 1000 Mitarbeiter einer Bank machen genau das Gleiche – ‚Multitasking‘.

Was sind die Folgen von ‚Multitasking‘?

  1. Du brauchst mehr Zeit, um Aufgaben zu erledigen, als wenn sie sie einzeln erledigen würden
  2. Du machst mehr Fehler beim Aufgabenwechsel, als wenn du eine Aufgabe nach der anderen erledigt hättest
  3. Je komplexer die Aufgabe, desto mehr Risiko gehst du beim Aufgabenwechsel ein
  4. Auch wenn der Aufgabenwechsel lediglich 1/10 einer Sekunde dauert, wenn dies eine Gewohnheit ist, wirst du trotzdem mindestens 40% deiner Produktivität verlieren (Quellenangabe).

Zumindest hat nun die Bank 60% der Arbeit erledigt, oder? Falsch. Die Realität ist, dass selbst unter den geleisteten Arbeiten die Wahrscheinlichkeit, qualitativ hochwertige Arbeit erbracht wurde, bestenfalls minimal ist.

Was bedeutet Kontextwechsel in Organisationen?

Kontextwechsel in der Organisation bedeutet, dass die Person, die eine Aufgabe ausführt, von einem Projekt zum anderen wechselt. Die Zeit, die benötigt wird, um zur ursprünglichen Aufgabe zurückzukehren, dauert jedes Mal länger.

Focus spart geld

Im Buch Quality-Software-Management: Systems Thinking untersuchte Gerald Weinberg die Auswirkungen der Produktivität auf ganze Teams. Weinberg stellte fest, dass ein Teammitglied, das nur eine Aufgabe erfüllt oder an einem Projekt gleichzeitig arbeitet, dort 100% seiner Arbeit einsetzt und höchstwahrscheinlich mit der höchsten Qualität der Lieferung erfolgreich ist. Ein Teammitglied, das zwei Projekte gleichzeitig durchführt, produziert bis zu 40% Verschwendung (ca. 20% pro Projekt) wenn es den Kontext wechselt. Der Fokus wird nicht gleichmässig auf die Projekte verteilt sein, die Person wird sich entscheiden, welches Projekt mehr im Fokus steht. Je mehr Aufgaben ein Teammitglied parallel bearbeitet, desto mehr Zeitverschwendung entsteht. Das Unternehmen muss dann akzeptieren, dass bei fünf oder mehr parallelen Aufgaben 80% der Bemühungen dieser Person aufgrund des dauernden Kontextwechsels verloren gehen. Wieso: das Teammitglied muss zuerst immer zuerst den Kontext der Aufgabe fokussieren und verstehen, bevor es tatsächlich damit beginnen kann.

Wie können agile Methoden dazu beitragen, den Fokus zu verbessern?

Einer der wichtigsten Werte bei agilen Methoden ist der Fokus. Es ist absolut wichtig, sich darauf zu konzentrieren, Dinge zu erledigen, anstatt die endlose Verschwendung fortzusetzen, die durch das Start-Stopp-Start Phänomen entsteht. Ohne diesen Fokus können wir uns nie sicher sein, was wir tatsächlich erreichen.

Fokus hilft uns dabei:

  1. unsere Aufmerksamkeit auf die Bedürfnisse des Kunden richten
  2. die Wertschöpfung als unser zentrales Ziel zu erhalten
  3. Aufgaben priorisieren und mit dem Ziel arbeiten, Ergebnisse zu erzielen
  4. die wichtige Arbeit beenden
  5. effektiv miteinander kommunizieren
  6. zielgerichtete Meetings und Engagements zu haben
  7. mit Blick auf die Qualität zu liefern
  8. die Kosten der Verzögerung zu reduzieren
  9. Risiken effizienter zu minimieren
  10. und zu guter Letzt: die Arbeit in der Hälfte der Zeit zu erledigen

Bei der Optimierung für den Fokus lernen wir, dass ‚Multitasking‘ kein geeignetes Vorgehen ist, somit der Kontextwechsel schädlich ist und dass unsere Organisationen auf einfache, effiziente Prozesse ausgerichtet werden müssen, um Verschwendungen zu reduzieren.

Die Agilität hilft uns dabei, indem es uns ermutigt:

  • zeitnahes Feedback einzuholen
  • kurze Iterationszyklen für schnelles Feedback zu haben
  • frühzeitiges validieren von Ideen und Lösungen anzustreben
  • Erwartungshaltung zwischen den Partnern zu definieren (so z.B. zwischen Kunden und ihrer Organisation mittels Akzeptanzkriterien)
  • kurze, aber regelmässige Treffen abzuhalten
  • aus den bisherigen Erfahrungen schnell zu lernen, damit die Menschen, das Team und die Organisation effizient vorankommen können

Zusammengefasst: 

Fokussierung hilft dir, dein Ziel für dich, für das Team und für die Organisation als Ganzes zu erreichen. Als Hilfsmittel dafür unterstützt dich der SPF Agile-Health-Check u.a. den Fokus deiner Organisation zu überprüfen. Mache das Fokussieren zu einem wesentlichen Kulturelement in deiner Organisation.

 

Hier erfährst du mehr über den SPF Agile Health Check.

Dein Kontakt

Samuel Fankhauser

Samuel Fankhauser

Email: samuel.fankhauser@spf-consulting.ch
Kontakt: https://www.spf-consulting.ch/kontakt/

Schnelle Lieferzyklen ohne Qualitätseinbussen

Qualität ist in aller Munde, wird aber selten effektiv praktiziert. Die Kundenbindung, die positive Erfahrung mit Ihrem Produkt und der Nutzen Ihrer Innovationen gehören zu den wichtigsten Gründen, warum Ihre Organisation existiert. Qualität im Produkt ist nicht nur ein organisatorisches Bedürfnis, sondern eine Frage des Überlebens in Zeiten zunehmender Wettbewerbsintensität, industrieller und wirtschaftlicher Unsicherheit. Am Ende des Tages ist die einzige Konstante der Wert, den Sie Ihren Kunden bieten. Qualität per se ist nicht das Ziel, sondern das Mittel, mit dem Sie die Werterhaltung sicherstellen. Der Kunde setzt voraus, dass Ihr Produkt mit Qualität entwickelt wurde. Nur so kann er umgehend von seinem Wert profitieren.

Die Qualität muss entlang der gesamten Wertschöpfungskette sichergestellt werden. Von der Entstehung der Produktidee bis zum Zeitpunkt der Auslieferung. Qualität im Arbeitsalltag ist eine Denkhaltung, die sich auf jede Phase der Produktentwicklung bezieht. Diese Denkhaltung ist erforderlich, damit ein Produkt konstant in kurzen Lieferzyklen an den Kunden gebracht werden kann.

So wurde Qualität bisher gelebt (reagieren statt agieren)

Früher wurde die Qualitätssicherung als eine Tätigkeit betrachtet, die am Ende eines Entwicklungszyklus durchgeführt wurde. Mit einem sich schnell nähernden Liefertermin fanden Tester Fehler, die nicht mehr behoben werden konnten. Die Folge war ein Produkt, das nicht einmal die grundlegenden Qualitätserwartungen eines Kunden erfüllte.

Qualität liefern

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Tester erledigten ihre Arbeit nach besten Wissen und Gewissen. Durch die Aufdeckung von Qualitätsmängel verursachte dies oft eine Verlängerung der Produktentwicklung. Die Qualitätssicherung (Tester) wurde als eigene Einheit behandelt, die sich von anderen Teams unterscheidet. Ihre Arbeit bestand oft aus manuellen Tests, Smoke- und Regressionstests, die viel Zeit und Aufwand in Anspruch nahmen.

Mit zunehmender Testdauer stieg die Wahrscheinlichkeit, dass mehr Fehler aufgedeckt wurden. Die Qualitätssicherung wurde als Hindernis angesehen, welche die Auslieferung des Produkts verzögerte.  Dieser Ansatz war reaktiv, und der Zeitpunkt war immer zu spät. Oft wurde am Ende bei der Qualität gespart, damit der Lieferzeitpunkt eingehalten werden konnte.

Qualität heute (vermeiden statt flicken)

Die Qualitätssicherung-Aktivitäten haben sich nicht wesentlich verändert, jedoch der Zeitpunkt und die Praktiken. Um die Qualität in jeder Phase der Produkt- und Dienstleistungsentwicklung sicherzustellen. wird mehr in Präventivmassnahmen zur Verhinderung von Fehlern und Automatisierung von Testaktivitäten investiert.

Qualitätssicherung

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Im modernen Ansatz wird die Qualitätssicherung als wesentlicher Bestandteil der Entwicklungsarbeit betrachtet. Damit ist Qualität ein durchgängiges Diskussionsthema während der Entwicklungsarbeit. Dies reduziert Übergaben und ermutigt die Entwickler, sich mit den Praktiken der Qualitätssicherung vertraut zu machen.

Im Laufe der Entwicklung einer Dienstleistung, eines Produkts oder einer Anwendung werden alle Phasen der Entwicklung in die Qualitätssicherung miteinbezogen. Daher ist die Qualitätslieferung das Anliegen jedes Mitglieds der gesamten Organisation, nicht nur von Testern oder Entwicklern.

Einige Beispiele, was Qualität bedeutet:

  • Die Produktvision ist auf die Kundenbedürfnisse abgestimmt.
  • Das Produktdesign wird mittels ständigem Feedback des Kunden entwickelt.
  • Der Product Owner schreibt User Stories welche einen Geschäftswert darstellen. Akzeptanzkriterien ergänzen die Story um die Erwartungen des Entwicklungsteams und Product Owners abzustimmen.
  • Die Architektur entwickelt sich kontinuierlich aufgrund von schnellem Kundenfeedback.
  • Testen ist ein integraler Bestandteil der Entwicklung und wird nicht als separate Phase nach der Entwicklung verstanden. Tester sind ein Bestandteil des crossfunktionalen Entwicklungsteams.
  • Mittels automatisierten Integrationen, Tests und Codeanalysen ist die Qualität jederzeit transparent und nicht kompromittierbar.

Entwicklungsteams als Hüter der Qualität

Da moderne Entwicklungsteams ein Grossteil der Entwicklungsphasen eines Produktes selber durchführen, sind sie diejenigen, welche die Gralshüter der Qualität darstellen. Es ist ihr ureigenes Interesse, Qualität als ständiger Begleiter und Enabler zur Wertsteigerung zu sehen.

Unser SPF Agile Health Check ist ein hervorragendes Mittel für agile Teams, um ihre Lücken in der Qualität des Entwicklungsprozesses gemeinsam aufzudecken und geeignete Massnahmen zur Verbesserung abzuleiten. Zusammen mit der Empfehlung unserer Experten ensteht ein gemeinsames Bild auf dem Weg zu nachhaltiger (Entwicklungs-)Qualität.

Hier erfährst du mehr über den SPF Agile Health Check.

Agile teams schaffen Qualität

Dein Kontakt

Stefan Meier

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Email: stefan.meier@spf-consulting.ch
Kontakt: https://www.spf-consulting.ch/kontakt/

Warum «agil sein» kostensparender ist als nur «agil» zu arbeiten

Du fragst dich wahrscheinlich, wie agil sein das Budget deines Unternehmens schonen kann. Es gibt keine Theorie, die wir dir einfach so geben können. Wir können dir aber sagen, dass die Prinzipien und Werte der Agilität, dir helfen werden, die Kosten in deinem Unternehmen zu senken. Wie soll das überhaupt passieren?

Wie reduzieren Werte und Prinzipien die Kosten in deinem Unternehmen?

Das Agile Manifest gibt es seit 18 Jahren! Das sind fast zwei Jahrzehnte! Warum also ist es für Unternehmen so schwierig, agil zu werden? Was hält sie zurück? Sie wollen auch auf den Zug aufspringen, weil sie bemerken, dass ihre Konkurrenten an Dynamik gewinnen. Sie erfahren, dass ihre Konkurrenten agil wurden. Sie hören Agilisten predigen: „Agil ist ein Wettbewerbsvorteil!“. Jeder will einen Wettbewerbsvorteil. Die Führungskräfte fragen sich: „Wie schwer kann das sein?“. Sie denken, dass die Einführung von Agilität bedeutet, agil zu arbeiten, und vergessen völlig, dass es in erster Linie darum geht, agil zu sein.

SPF Agile Health Check Flyer-cropped1

Bei SPF Consulting sehen wir immer wieder Unternehmen, die es vorziehen, agil zu arbeiten, anstatt agil zu sein. Wenn agile Transformationen beginnen, ist die gemeinsame Aussage: „Ok, lasst uns ein Team bilden und agile Vorgehen anwenden.“ So beginnen sie, agil zu handeln, ohne wirklich zu verstehen, was die grundlegenden Prinzipien und Werte sind in den Zeremonien, Artefakten und Prozessen der Agilität. Mit der Zeit denken sie, dass sie agile Vorgehen verbessern können, indem sie ihre eigenen Erfindungen hinzufügen. Diese blinde Anwendung von Frameworks führt unweigerlich dazu, dass der gesamte Prozess wieder in seinen ursprünglichen Zustand zurückkehrt. Unternehmen verlieren Millionen von Franken bei der Betrachtung der Engpässe, bis jemand fragt:

„Wie können wir versuchen, agil zu sein?“

Du wunderst dich vielleicht, was du stattdessen tun kannst. Die Annahme einer agilen Denkweise bedeutet, zu verstehen, wie die Werte, Prinzipien und Praktiken in der agilen Welt dazu beitragen, die Agilität als Denkhaltung und nicht als eine Sammlung von To-Dos zu stärken. Dr. Ahmed Sidky, einer der führenden Agilisten der Welt, beschrieb Agilität als eine Wachstumsdenkweise – diese Denkweise basiert auf kontinuierlicher Verbesserung, ununterbrochenem Wandel und der Entwicklung von Prozessen als Wachstumsphänomen, das auf den grundlegenden Werten und Prinzipien basiert. Agil zu seinbedeutet, die agile Vision zu verkörpern und zu verinnerlichen und die Prinzipien und Werte zu nutzen, um kontinuierlich wertschöpfende Praktiken in deinem Unternehmen zu entwickeln und anzuwenden.

Welche Werte muss ich für mein Unternehmen beachten?

Die agile Denkweise lebt die folgenden Werte, Prinzipien und Konzepte:

  • Änderungen sind willkommen
  • Aufbau von Feedbackschleifen
  • Kontinuierliche Lieferung
  • Werteorientierte Entwicklung
  • Lernen und Experimentieren
  • Transparenz
  • Respekt und Zusammenarbeit
  • Maximierung der Ergebnisse und Minimierung des Outputs
  • Kontinuierliche Verbesserung
Ahmed Sidky - Agile Practises

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Renate Willimann

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