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SPF Consulting AG - Training- Kommunikation - Moderation

Warum «schubsen» beim Moderieren wichtig ist: 4 Elemente, die jede Moderation unwiderstehlich machen

Verlaufen eure Sitzungen oft in endlosen Diskussionen? Reicht die Zeit nie aus? Ist das Ergebnis unzufriedenstellend? Leider ist das keine Seltenheit, sondern nach wie vor eine grosse Mehrheit an Erfahrungen mit Sitzungen.

Moderation ist in der Teamarbeit ein kritischer Erfolgsfaktor geworden. Einfach zusammensitzen und alles ausdiskutieren braucht nicht nur unglaublich viel Zeit, sondern auch Nerven. Die Resultate lassen sich dann auch oft nicht zeigen.

Martin Eppler und Sebastian Kernbach haben dies erkannt und an der Universität St. Gallen (HSG) zu effizienten und effektiven Sitzungsmanagement geforscht. Ihre Erkenntnisse haben sie in einem Buch zusammengefasst und darin das Meet-Up Modell beschrieben.

Das Meet-Up Modell ist einfach anzuwenden. Es eignet sich für vor Ort oder Online-Workshops. Es besteht aus einem Modell und einer Sammlung von «Schubsern». Hier erstmal das Modell mit vier Elementen, welche jede Moderation unwiderstehlich machen.

 

SPF Consulting AG - Training- Kommunikation - Moderation

1. Fokus wird vor einer Besprechung oder zu Beginn einer Moderation gegeben. Darunter fallen folgende Fragenstellungen:

  • Was ist das Ziel des Treffens?
  • Welche Teilnehmenden braucht es, um das Ziel zu erreichen?
  • Wie kann ich am Anfang der Sitzung alle Teilnehmenden möglichst einfach kurz einbeziehen?
  • Wie kann in einer Sitzung unrelevante Themen würdevoll aufnehmen oder Diskussionen besprechen?Wie kann ich in einer emotionalen Situation die Möglichkeit geben, dass sich alle kurz entladen, um den Fokus später halten zu können?

2. Orientierung ist stark kommunikationsgebunden und basiert auf folgenden Fragen:

  • Welcher Raum unterstützt mich in meinem Ziel? Braucht es einen hellen, grossen oder kleinen, dunklen Raum?
  • Wie gestalte ich die Agenda, damit die Teilnehmenden verstehen, wo man steckt?
  • Braucht es ein Meeting Charta, damit die Teilnehmenden gerne in die Sitzung kommen? (Meeting Charta = Regeln für gemeinsame Meetings)
  • Braucht es Signalisationskarten, damit Teilnehmende ihre Haltung einfacher kundtun können, ohne etwas zu sagen?

3. Involvierung wird oft mit Nudges erreicht, und geht um den Einbezug von Teilnehmenden:

  • Was muss ich genau aus den Teilnehmenden abholen, kreieren oder herausholen? Wie kann ich dies am einfachsten herausmoderieren?
  • Geht es um einen Entscheid, Ideen, Inputs zu Varianten, mögliches Vorgehen?
  • Wie kann ich sichergehen, dass sich Teilnehmende abgeholt fühlen?
  • Wie hole ich introvertierte Teilnehmende ab?
  • Wie stelle ich sicher, dass nicht einfach die gesprächigste Person spricht?

4. Verpflichtung ermöglicht es, den einbezogenen Personen Verantwortung zu übergeben und die Umsetzung sicherzustellen.

  • Wo halte ich sichtbar für alle fest, wer was macht und bis wann?
  • Wie zufrieden sind die Teilnehmenden mit dem Ergebnis auf einer Skala von 1-10?
  • Wie zufrieden waren die Teilnehmenden mit dem Workshop?
  • Wo kann ich einen Entscheid im Workshop dokumentieren und von allen unterschreiben lassen?

Nudges – ein «Schubsen» in die richtige Richtung

Zusätzlich zum Modell bieten die Autoren 100 Nudges an, um Sitzungen zielführender zu gestalten. Nudges sind Elemente, um Teilnehmende gezielt in eine Richtung zu «schubsen». Für die Teilnehmenden oft unbewusst, werden so die richtigen Fragen gestellt, die wichtigen Punkte erarbeitet oder einfach viel Zeit gespart.

Nudges kennt man auch aus dem Alltag: Wenn man auf eine Rolltreppe geht, gibt es oft unten an der Rolltreppe gelben Fussabdrucke. Weil ein Grossteil der Personen beim Betreten einer Rolltreppe auf den Übergang schaut um den ersten Schritt zu timen, sieht man dann gleich noch die gelben Fussabtrücke. Rechts zwei nebeneinander (für „hier steht man“) und links mit leicht versetzten Füssen (für „hier läuft man“). Dieser Nudge hilft, eine Ordnung ins Rolltreppen fahren zu bringen.

 

Folgende Nudges kann ich als Vorgeschmack weitergeben:  

  • Check-in Runde: Lass die Personen zu Beginn des Workshops etwas sagen. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Personen einbezogen fühlen und nicht schon ab Beginn ihren eigenen Aufgaben nachgehen. Zentraler Nudge bei Online-Meetings, damit Teilnehmende ihre offenen Aufgaben unterbrechen und zuhören. Mögliche Fragen:
    • Welche von diesen Wetter-Icons zeigt eure Stimmung am besten und warum? (dazu vorher Wetter-Icons vorbereiten wie Sonne, Wolke & Sonne, Regen, Gewitter, etc.)
    • Was war dein Highlight im Projekt bisher?
    • Was geht euch gerade durch den Kopf?
    • An welchen Film erinnert dich der Projektablauf bisher?
    • Was ist euer Lieblingsessen?
    • Welche Superkraft möchtet ihr haben und warum? (Das man sich dadurch auch gleich noch besser kennenlernt ist ein willkommener Nebeneffekt.)
  • Sichtbare Uhr: In Moderationen ist es nicht nur die Verantwortung vom Moderator, dass sich die Teilnehmenden an die Vergänglichkeit der Zeit erinnern. Eine sichtbare Uhr im Raum verstärkt die Wahrnehmung über das Verstreichen der Zeit. Sollten es viele hochrangige und vielsprechende Teilnehmenden geben, empfiehlt es sich auch einmal, eine digitale Uhr mit Geldrechner (bsp. www.meetingmeter.de) transparent laufen zu lassen. Am Ende ergibt sich dann gleich eine tolle Auswertungsmöglichkeit: „Rechtfertigen die Kosten von XY Franken das erzielte Resultat?“
  • Blitzrunde: Am Anfang eines (emotionalen oder wichtigen) Meetings, jedem Teilnehmenden Redezeit geben, in zwei bis drei Sätzen sich zum Thema kurz zu äussern. Personen tragen Themen oft im Kopf mit sich in eine Sitzung, welche sie z.B. unter der Dusche, auf dem Weg zur Arbeit oder in der Pause formuliert haben. Diese zu Beginn auszusprechen, ermöglicht es, dass sie danach zuhören können.
  • Dot-Voting: Sind Varianten einmal gebildet, kann mit einem Dot-Voting eine Diskussion verkürzt oder gar weggelassen werden. Wenn die Teilnehmenden in der Erarbeitung von Varianten einbezogen sind, haben sie bei der Fertigstellung oft schon eine Präferenz.
  • Think-Pair-Share oder 1-2-4-all: Bei der Suche von Massnahmen oder Optionen in einer Gruppe passiert es oft, dass extrovertierte Personen ihre Ideen pitchen und eher introvertierte Personen auf ihren (oft grossartigen) Ideen sitzen bleiben. Think-Pair-Share bietet die Möglichkeit, alle Teammitglieder einzubeziehen und Informationen gleich etwas zu verdichten bzw. priorisieren. Zuerst wird eine Aufgabe gestellt (bsp. „Welche Risiken seht ihr in diesem Vorgehen?“). Danach erhält jede Person eine gewisse Zeit, sich Ideen zu notieren oder zu überlegen. Danach werden diese in Zweiergruppen ausgetauscht und schlussendlich in der Gruppe geteilt. Eine Erweiterung von dieser Variante ist der Nudge „1-2-4-all“. Dabei wird vor der Gruppendiskussion noch in Vierergruppen diskutiert. Sinnvoll vor allem in grösseren Gruppen ab 8 Personen.
  • Gallery-Walk: Gemeinsam durch einzelne Varianten durchzugehen und jedes Detail zu besprechen ist mir schon öfters vorgekommen als ich zugeben möchte. Sind unterschiedliche Varianten ausgearbeitet und es geht darum, diese kritisch zu beleuchten oder allenfalls ein Entscheid zu treffen, ist der Gallery Walk ideal. Drucke die Varianten gross aus (mindestens A3, besser A2), hänge sie an die Wand und definiere, wie diese von den Teilnehmenden korrigiert werden können. Dadurch hat jede Person Zeit, die Details anzuschauen und seine Detail-Inputs zu geben. Die moderierende Person kann so während den Arbeiten die Inputs kurz prüfen und auch schauen, was überhaupt diskutiert werden muss.
  • Expert-Level: Gleich noch eine Bewertungsmöglichkeit pro Variante geben. Zum Beispiel: „Wie gut gefällt dir diese Variante von 1-5?“ Dadurch könnte man gleich die Priorisierung ableiten, in welcher Reihenfolge die Varianten diskutiert werden sollten. Grosse Gaps in der Bewertung (z.B. drei Personen geben 5, eine Person eine 2) fallen ebenfalls gleich auf und können adressiert werden.

 

Moderieren erlernen

Die wunderbare Renate Willimann und ich haben hierzu eine zweitägige Schulung aufgebaut. Wir zeigen dir das Modell noch etwas genauer, üben die Moderation anhand des Modells und geben dir wichtige Praxistipps mit auf den Weg. Interesse? Dann melde dich hier.

 

Kontaktinformationen

 

SPF Consulting AG - Agile & Quality Professional Christian Wyss

Christian Wyss, Agile & Quality Professional

E-Mail: christian.wyss@spf-consulting.ch
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/agiler-transformer/

 

SPF Consulting AG - Insights - Teaching the Mob to students

Teaching the Mob to students

Teaching the Mob to students?

When Bernhard Wagner – acting teacher at ZHAW and teaching the ways of programming to students of electric engineering – asked me whether I could imagine using the Mob Programming & Test Driven Development approach to programming in a didactic setting and if I’d be willing repeat my workshop on “The MOB & TDD” for his class, I was pleasantly surprised and replied “There is nothing I’d rather do”.

SPF Consulting AG - Insights - Teaching the Mob to students

Is it just about collaboration?

His concern was that individuals would be left behind unnoticed so he would not be able to help them catching up. Putting in place any kind of swarming culture would be beneficial to avoid this problem. And of course, the mob the merrier. Less knowledgeable people and introverts can profit from the team effort by developing their own skills.

But the advantage for the pros and extroverts is very valuable, too, not only for the team as such. Teaming up properly leaves space for the driving forces to learn about new ideas in areas from which fellows think they have nothing left to learn about. This is not only true for study groups. Applying these principles in professional teams is the easiest and most effective way to literally foster every single agile value.

But does it make a good case?

Suddenly a doubt rushed through my mind: Isn’t everybody already saying that ensemble programming only works in academic examples? How is this going to help? But nothing of that happened. Au contraire. The not-yet professionals came up with the same arguments as team leads normally do, but much quicker, how that would not work out out in the field as everyone would think that you lose capacity by working in groups. They were quickly to be proven wrong and be convinced. It is left to the inclined reader to look up the facts from other articles, where these overly simplistic arithmetical arguments are proven incorrect.

At the end of the day

Since the class was too large, we had to split into two groups and do the exercise twice. When the first group left the room and the second came in, one of the entering students said: “You erased the fatalistic look of indifference from their faces, what did you do?!?”. Guilty as charged.

After all was over, I asked for collecting feedback and in the end we got only positive if not effusive reactions.

What is the lesson?

After 2 generations of computer science in schools we’re still trying to teach if-else, while, algorithms and patterns, instead of putting quality driven work and collaboration first. We need to change that if we want to improve culture.

 

Contact Information

 

Danilo Biella, Agile & Quality Professional

Email: danilo.biella@spf-consulting.ch
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/danilo-biella/

 

SPF Consulting AG - Insights - 3 Wünsche für ein agileres Arbeiten im Jahr 2022

3 Wünsche für ein agileres Arbeiten im Jahr 2022

3 Wünsche für ein agileres Arbeiten im Jahr 2022

 

Ein bewegtes Jahr liegt hinter uns, mit Corona bla bla bla. Hast du es auch satt, andauernd von Corona zu hören? Dauernd dieser Hinweis, dass wir etwas eingeschränkt sind und es halt nicht normal ist? Eine selbstoffenbarte Wahrheit tritt ein – alles wirkt etwas mühseliger, die Nerven dürfen auch mal etwas kürzer liegen und so weiter. Aber weisst du was? Bei unseren Kunden sehen wir, dass unsere Homeoffice-Welt nicht abnormal ist. Im Gegenteil! Vor der Corona Pandemie war ich 4 Tage im Büro und 1 Tag zuhause. Während (und auch nach) Corona ist es umgekehrt, wenn nicht gerade Homeoffice-Pflicht gilt. Vier Tage zuhause, einen Tag im Office. Und das ist kein Einzelfall.

Genau wegen dem Homeoffice und den neuen Gegebenheiten wünsche ich mir im Jahr 2022, dass wir uns nicht auf Corona konzentrieren, sondern folgende Dinge wieder vermehrt ins Auge fassen.

 

Weniger «Waste» durch kontinuierliche Kundennähe!

Mehr strukturierte Gespräche, mehr erste Resultate teilen, mehr Reaktionen auswerten und vor allem mehr kleinere Schritte. Das erste Prinzip im agilen Manifest handelt nicht umsonst über die Kundennähe.

In diversen Projekten und Vorhaben sehe ich, wie Produkte geschneidert werden und am Ende fraglich ist, warum es so schief gehen konnte. Genau darum. Es ist verführerisch, ein Resultat dem Kunden möglichst lange vorzuenthalten, um ihn nicht belästigen zu wollen, oder aber, ein schlechtes Feedback möglichst lange hinauszuzögern. Die Illusion, ein komplett fertiges Produkt jemandem zu zeigen und dann ein eher zufriedeneres Gesicht zu sehen, ist real. Kunden verstehen Inkremente besser als man es sich vorstellen kann, speziell, wenn die Kunden darauf vorbereitet sind.

 

Mehr Mut zu einer eiskalten Priorisierung!

«Weniger ist mehr!» ist ein altes Sprichwort. In der Praxis ist es aber oft schwierig. Es gibt so viele Ansprechgruppen, welche gerne ein Wort mitsprechen möchten, wann etwas geliefert wird.

Hier wünsche ich mir mehr Mut, einige Ansprechpartner klar über die Prioritäten zu informieren und sie in die Entscheidung für eine Anpassung der Priorisierung mit einzubeziehen. Hast du schon einmal zwei Ansprechpartner zusammengenommen und untereinander ausdiskutieren lassen, welches Anliegen wichtiger ist? Das funktioniert prima bei internen Stakeholdern.

Am Ende wusste auch Eisenhower, dass Priorisierung der Grundstein für die tägliche Arbeit ist. Sei auch du ebenso klug.

 

Mehr Bewegung durch «ich bin dann mal kurz weg»!

Im Homeoffice ist mir etwas aufgefallen: Das tägliche Pendeln fehlt mir nicht. Der Zeitdruck, pünktlich beim Zug anzukommen und dann einen Sitzplatz zu ergattern, scheint wie verblasst in meinen Hirnwindungen zu liegen. Was mir aber fehlt ist die Bewegung. Ich habe meine guten Gedanken beim Gehen. Gerade bei neuen Projekten, Problemen oder anderen Herausforderungen stehe ich auf und laufe los. Es hat sich sogar eingebürgert, dass ich mir Blocker in den Kalender setze und dann einfach mal 15 Minuten herumlaufe. Netter Nebeneffekt: Inzwischen kenne ich auch meine Nachbarn, speziell die mit Kindern oder Hunden. Ein zweiter netter Nebeneffekt: Es hilft automatisch mit der Maximierung der Arbeiten, die man eben nicht machen sollte (Agiles Prinzip #10), indem man die Arbeiten nicht so aneinanderreiht, dass man selbst nicht versteht, ob sie wirklich notwendig sind.

Ich wünsche mir im kommenden Jahr mehr Mut, sich der jetzigen Situation anzunehmen. Egal was man denkt dazu zu wissen, verändert es nicht die Tatsache, dass es nie mehr eine vor-Corona Situation geben wird. Agile Arbeitsformen sind dazu gemacht, sich den verändernden Situationen anzupassen. Lasst sie uns nutzen, damit das Leben mehr Spass macht als vor Corona.

Einen guten Start ins 2022!

 

Kontakt

 

Consultant: Christian Wyss
E-Mail: christian.wyss@spf-consulting.ch

 

SPF Consulting AG - Agile & Quality Professional Christian Wyss